L'EDI (electronic data interchange) è la comunicazione interaziendale di documenti di business in un formato standard. Con l'EDI, le informazioni si spostano direttamente da un'applicazione del computer in un'organizzazione ad un'applicazione in un'altra.¹ Gli standard EDI, che specificano quali informazioni vanno e dove vanno in un documento o messaggio EDI, eliminano la necessità di ricodificare manualmente le informazioni perché vengano accettate. Questa capacità automatizzata consente di condividere le informazioni rapidamente e non in ore, giorni o settimane, come richiede l'uso di documenti cartacei o altri metodi. Le aziende utilizzano l'EDI per integrare e condividere una gamma di tipi di documenti - dagli ordini di acquisto, alle fatture, alle richieste di preventivi di finanziamento e molto altro. Nella maggior parte dei casi, queste organizzazioni sono partner commerciali che scambiano articoli e servizi frequentemente come parte delle loro supply chain e delle reti B2B (business-to-business).

Tutte le transazioni EDI sono definite dagli standard di messaggio EDI. È importante seguire processi di governance ottimali per ottenere la qualità dei dati. Quando le informazioni mancano o sono nel posto sbagliato, il documento EDI potrebbe non essere elaborato correttamente. Gli standard sono la base delle conversazioni su EDI. Ci sono diverse organizzazioni che definiscono gli standard di messaggio EDI, tra cui ODETTE, TRADACOMS, GS1, PEPPOL e ASC X12 (Accredited Standards Committee X12). In generale, le trasmissioni EDI possono essere suddivise in due tipi di base: Connessioni point-to-point o dirette. Due computer o sistemi si collegano senza intermediari su internet, generalmente con protocolli sicuri. VAN (value-added network). Una rete di terze parti gestisce la trasmissione dei dati, in genere con un programma di posta elettronica. I protocolli di trasmissione internet EDI includono SFTP (Secure File Transfer Protocol), Applicability Statement 2 o AS2, un protocollo basato su HTTPS, SOAP (Simple Object Access Protocol) e altri. I dati EDI sono costituiti da elementi di dati come l'ID mittente e l'ID destinatario. I segmenti di dati combinano due o più elementi correlati per avere maggiore significato, FNAME e LNAME possono combinarsi per formare CUSTOMERNAME, ad esempio. Gli envelope strutturano i diversi tipi di dati e trasportano le informazioni sull'indirizzo del mittente e del destinatario. Il flusso di documenti o di messaggi EDI descrive lo spostamento dei messaggi EDI a vari indirizzi e dipartimenti in uscita e in uscita per eseguire un processo o una transazione di business.

Il mondo, per quanto ne sappiamo, usa e dipende dall'EDI, una tecnologia B2B fondamentale e mondiale. È stato adottato da tutte le aziende nel mondo come il mezzo preferito per scambiare documenti nel processo di transazione B2B. In quanto tecnologia di automazione, EDI offre vantaggi di business eccezionali: Risparmio di tempo e denaro. Automatizza un processo precedentemente eseguito manualmente con documenti cartacei. Migliora l'efficienza e la produttività. Vengono condivisi ed elaborati più documenti di business in meno tempo. Riduce gli errori. La rigida standardizzazione di EDI aiuta a garantire che le informazioni e i dati siano formattati correttamente prima di entrare nei processi di business o nelle applicazioni. Migliora la tracciabilità e il reporting. I documenti elettronici possono essere integrati con una varietà di sistemi IT per supportare la raccolta dei dati, la visibilità e l'analisi. Fornisce esperienze dei clienti positive. Permette un'esecuzione efficiente delle transazioni e una fornitura di servizi e prodotti affidabile e pronta. EDI è importante sia per le grandi che per le piccole aziende. Per le aziende di grandi dimensioni, EDI utilizza standard che devono essere applicati tra tutti i partner commerciali per avere vantaggi concreti. Per le aziende più piccole, l'adozione dell'EDI offre una maggiore integrazione con le aziende più grandi che hanno grandi budget e una forte influenza. Metalinguaggi come XML (Extensible Markup Language) o JSON (JavaScript Object Notation) e API (application programming interface) sono complementari, piuttosto che alternativi, ad EDI. Le aziende devono essere pronte a gestire un numero sempre crescente di formati di documenti e opzioni di trasmissione. Un produttore di livello mondiale scambia regolarmente circa 55 diversi tipi di documenti con circa 2.000 partner.